Nota Percakapan Pegawai, Apa Kekuatannya?

Pendahuluan

Ramai yang keluar dari bilik bicara dengan perasaan lega, kemudian terkejut beberapa bulan selepas itu apabila membaca apa yang tercatat.

Nota percakapan pegawai kelihatan seperti catatan biasa. Sebenarnya ia dokumen yang paling menentukan dalam keseluruhan prosiding, kerana daripada situlah keputusan pegawai dibuat.

Nota itu diwajibkan akta

Perkara pertama yang perlu diluruskan ialah kedudukannya.

Nota itu bukan kebiasaan pejabat. Ia bukan juga inisiatif pegawai. Subseksyen 12(1) mewajibkan pegawai merekodkan secara bertulis keterangan semua saksi yang hadir. Kesemua keterangan itu pula diberikan atas sumpah atau ikrar.¹

Perhatikan dua perkara di situ. Ia wajib. Keterangannya pula bersumpah.

Sumpah itulah yang mengubah sifatnya. Apa yang dikatakan dalam bilik itu bukan perbualan keluarga. Ia keterangan.

Daripada nota itulah keputusan terbit

Sebab nota itu penting boleh dilihat pada peruntukan yang berikutnya.

Subseksyen 12(7) mewajibkan pegawai memastikan undang-undang yang terpakai bagi perpindahan pusaka si mati, lalu memutuskan siapa benefisiarinya dan kadar bahagian serta kepentingan masing-masing.¹

Keputusan itu dibuat berdasarkan apa yang ada di hadapannya. Apa yang tidak masuk ke dalam rekod tidak berada di hadapannya.

Di sinilah pepatah yang kerap disebut orang itu sebenarnya tepat, iaitu apa yang tidak dicatat dianggap tidak disebut. Cuma ia bukan kaedah undang-undang yang boleh dipetik. Ia akibat semula jadi daripada cara subseksyen 12(7) berjalan.

Hak yang berguna berlaku semasa bicara, bukan selepasnya

Nasihat yang biasa diberikan ialah menyemak nota selepas bicara. Nasihat itu tidak salah, tetapi ia lemah, kerana nota sudah ditutup pada ketika itu.

Dua peruntukan memberikan kekuatan yang jauh lebih besar. Kedua-duanya berlaku semasa perbicaraan.

Pertama, subseksyen 12(1) mewajibkan pegawai membenarkan pemeriksaan balas oleh mana-mana orang yang hadir yang mendakwa berkepentingan dalam pusaka itu.¹ Ertinya waris boleh menyoal saksi di situ juga, lalu jawapan yang diberi masuk ke dalam rekod yang sama.

Kedua, subseksyen 12(8) membenarkan pegawai menangguhkan perbicaraan dari semasa ke semasa jika difikirkannya perlu atau wajar.¹

Peruntukan kedua itu penting bagi keadaan yang paling kerap menimbulkan masalah. Apabila seorang waris belum pasti, jawapan yang betul bukan berkata ikut sahaja. Yang betul ialah menyatakan dia belum pasti, kerana penangguhan memang dibenarkan.

Dua ayat yang membawa padah

Dalam amalan, dua jenis jawapan paling kerap menjadi punca pertikaian kemudiannya.

Yang pertama ialah jawapan yang samar. Apabila waris berkata dia tidak kisah tentang bahagiannya, ayat itu boleh dicatat sebagai persetujuan melepaskan hak, sedangkan maksudnya mungkin sekadar dia belum memikirkannya.

Yang kedua ialah jawapan yang menyerahkan keputusan kepada orang lain. Apabila waris berkata ikut sahaja apa yang pegawai tentukan, dia sebenarnya tidak memberikan apa-apa keterangan, sedangkan catatan itu kekal dalam rekod.

Cara mengelaknya satu sahaja, iaitu bercakap dalam ayat penuh yang menyatakan kedudukan sebenar. Menyatakan bahawa seseorang bersetuju rumah itu diberikan kepada ibu dahulu ialah keterangan. Menyatakan ikut sahaja bukan keterangan.

Borang DDA, serta apa yang boleh mengatasinya

Satu keadaan yang perlu disebut kerana ia kerap berlaku.

Waris yang tidak dapat hadir mengemukakan Surat Persetujuan Borang DDA, yang ditandatangani di hadapan pegawai yang diiktiraf.²

Tetapi borang itu tidak berdiri sendiri. Kalau keterangan dalam perbicaraan menunjukkan orang yang sama sebenarnya belum pasti, pegawai berhadapan dengan dua rekod yang bercanggah. Dia yang memutuskan mana satu mencerminkan kedudukan sebenar di bawah subseksyen 12(7).¹

Ertinya tandatangan pada borang bukan penamat perbincangan.

Kalau nota itu tersilap

Inilah bahagian yang paling penting. Artikel yang beredar di luar sana kerap memberikan jawapan yang salah di sini.

Perintah pembahagian terletak di pejabat pegawai sepanjang tempoh notis rayuan boleh diberikan. Jika notis rayuan diberikan, ia terus terletak di situ sehingga rayuan ditarik balik ataupun diputuskan. Ia hendaklah dipinda atau ditulis semula supaya menepati keputusan rayuan itu.³

Maka laluan pembetulan yang sebenar ialah rayuan. Tempohnya tiga puluh hari dari tarikh perintah, keputusan atau tindakan itu dibuat.⁴

Ada dua jalan yang lebih sempit. Sebelum perintah pembahagian dibuat, pegawai boleh membuka semula perbicaraan untuk mengambil keterangan lanjut tentang apa-apa perkara yang berkaitan. Selepas perintah dibuat pula, pegawai boleh membetulkan kesilapan perkeranian dalam perintah itu. Pindaan selain kesilapan perkeranian hanya boleh dibuat mengikut peraturan yang dibuat oleh Menteri.⁵ Pilihan waris yang tidak bersetuju dengan keputusan bicara dihuraikan sepenuhnya dalam tidak setuju keputusan bicara pusaka kecil.

Perlu ditegaskan kerana ia menyelamatkan orang. Tiada tempoh tujuh hari dalam akta ini bagi membetulkan nota. Sesiapa yang menyangka dia sudah terlewat pada hari kelapan sebenarnya masih mempunyai baki dua puluh dua hari.

Bagaimana pula memperoleh salinan rekod itu untuk disemak, dihuraikan dalam bolehkah minta nota bicara pusaka tanpa proses perundangan.

Persiapan sebelum masuk bilik bicara

Kerana kekuatan sebenar berlaku semasa perbicaraan, persiapan memberikan kesan yang paling besar.

Tuliskan fakta yang pasti sebelum hari itu, iaitu tarikh kematian, senarai waris, status tanah dan apa-apa persetujuan yang sudah dicapai keluarga. Perkara yang belum dipersetujui ditulis sebagai belum dipersetujui, bukan dikaburkan.

Kalau ada perkara yang tidak difahami, bertanya di situ lebih baik daripada menjawab secara am. Pegawai memang diwajibkan membenarkan soalan daripada pihak yang berkepentingan.¹

Mekanisme lain dalam akta yang membantu mengelak pertelingkahan dikumpulkan dalam strategi mengurangkan salah faham dan konflik.

Kesimpulan

Nota percakapan pegawai ialah rekod berkanun, bukan catatan sampingan. Subseksyen 12(1) mewajibkannya, keterangan di dalamnya diberikan atas sumpah dan subseksyen 12(7) menjadikannya asas kepada keputusan pegawai.

Kekuatan waris terletak pada apa yang dia katakan semasa perbicaraan, bukan pada apa yang dia fikirkan selepasnya. Hak menyoal balas berserta kuasa pegawai menangguhkan perbicaraan kedua-duanya wujud untuk tujuan itu.

Kalau rekod itu tersilap, laluannya rayuan dalam tempoh tiga puluh hari. Perintah itu memang terletak di pejabat sepanjang tempoh tersebut, lalu ia boleh dipinda untuk menepati keputusan rayuan.