Panduan Mendapatkan Sijil Kematian di JPN

Pendahuluan

Dalam pengurusan pusaka, sijil kematian ialah dokumen yang paling asas. Tanpanya, tiada urusan boleh bermula, sama ada di Pejabat Pembahagian Pusaka ataupun di Mahkamah Tinggi.

Masalah yang paling kerap bukan kerana dokumen itu sukar diperoleh. Ia berlaku kerana waris tidak tahu bahawa mereka boleh mendapatkannya sendiri.

Sama ada sijil kematian itu hilang, disimpan oleh waris lain ataupun tidak pernah wujud kerana kematian tidak didaftarkan, setiap keadaan ada jalannya. Artikel ini menghuraikan ketiga-tiganya, serta apa yang benar-benar boleh dibuat secara dalam talian.

Soalan

Siapa yang layak memohon dokumen kematian di JPN? Bagaimana pula sekiranya seorang waris menyimpannya lalu enggan menyerahkannya?

Jawapan ringkas

Waris tidak perlu merayu kepada sesiapa.

Sepuluh kategori pemohon boleh memohon cabutan daftar kematian sendiri di mana-mana pejabat JPN, dengan bayaran RM10 bagi fi carian dan RM5 bagi cabutan.¹

Beza antara sijil kematian dengan cabutan daftar

Dua dokumen ini kerap dicampur aduk dan perbezaannya mengubah jawapan kepada masalah tadi.

Sijil kematian yang asal diberikan sekali sahaja. Seksyen 25 Akta 299 menghendaki Pendaftar memberikannya kepada orang yang memberi maklumat tentang kematian itu, sebaik kematian itu didaftarkan.² Selalunya orang itu ahli keluarga yang menguruskan jenazah.

Cabutan daftar kematian pula ialah salinan rasmi yang dikeluarkan daripada daftar dan ia boleh dipohon berulang kali. Inilah dokumen yang diterima bagi urusan pusaka.

Perbezaan ini penting. Sijil asal mungkin ada pada seorang waris sahaja. Cabutan pula boleh dimiliki setiap waris yang layak, masing-masing dengan salinannya sendiri.

Siapa Yang Layak Memohon Cabutan Daftar Kematian?

JPN menyenaraikan sepuluh kategori.¹

Pertama, ibu atau bapa, termasuk ibu atau bapa angkat serta ibu atau bapa tiri. Kedua, suami atau isteri yang sah. Ketiga, anak, termasuk anak angkat ataupun anak tiri seibu atau sebapa. Keempat, adik-beradik, termasuk adik-beradik kandung, angkat ataupun seibu dan sebapa. Kelima, datuk atau nenek daripada ibu atau bapa kandung. Keenam, cucu kandung. Ketujuh, penjaga yang sah, dengan surat kebenaran penjagaan kanak-kanak daripada JKM iaitu Borang 13, ataupun Perintah Mahkamah.

Tiga kategori terakhir bagi pihak ketiga. Kelapan, firma guaman yang mewakili agensi swasta, syarikat berkaitan kerajaan, institusi kewangan ataupun individu lain yang tidak berkaitan dengan pemilik dokumen. Kesembilan, badan berkanun, yang memohon melalui peguam masing-masing. Kesepuluh, agensi kerajaan.

Perhatikan kategori keempat. Adik-beradik si mati memang layak dan itu menjawab salah faham yang kerap berlaku.

Dokumen dan bayaran yang ditetapkan

Bagi pemohon dalam kategori pertama hingga ketujuh, dokumennya ringkas sahaja, iaitu borang yang lengkap diisi berserta kad pengenalan pemohon.¹

Borangnya berbeza mengikut tempat kematian. Borang JPN.LM13 bagi kematian di Semenanjung, Borang N2 bagi Sabah dan Borang XI bagi Sarawak.¹

Pemohon dalam kategori kelapan perlu menambah surat rasmi firma, surat lantikan daripada anak guam, kad pengenalan peguam serta anak guam dan sijil amalan guaman yang sah. Kategori kesembilan dan kesepuluh pula menambah surat rasmi daripada badan berkanun ataupun agensi kerajaan.¹

Bayarannya dua. Fi permohonan bagi keputusan carian daftar kematian RM10.00 dan cabutan daftar kematian RM5.00.¹

Pemohon hadir sendiri di mana-mana pejabat JPN di seluruh Semenanjung Malaysia.¹

Apa kata akta itu sendiri?

Satu perkara wajar diketahui, kerana ia lebih luas daripada senarai di atas.

Seksyen 32(1) Akta Pendaftaran Kelahiran dan Kematian 1957 berbunyi bahawa mana-mana orang boleh memohon Perakuan Kematian berkenaan mana-mana catatan dalam daftar, dengan membayar fi yang ditetapkan.² Seksyen 31 pula membenarkan mana-mana orang memohon carian dibuat dalam indeks ataupun daftar.²

Jadi pada peringkat akta, tiada sekatan kategori.

Sepuluh kategori JPN itu syarat pentadbiran bagi perkhidmatan kaunternya. Orang yang berada di luar kategori itu memohon melalui firma guaman, iaitu kategori kelapan.

Perlu difahami juga mengapa seseorang tidak boleh sekadar masuk lalu menyemak daftar sendiri. Seksyen 6 menetapkan bahawa daftar serta indeks tidak terbuka kepada pemeriksaan orang awam.² Jalan yang ada ialah memohon carian, bukan memeriksa sendiri.

Satu lagi sebab dokumen ini penting. Seksyen 33(1) menjadikan perakuan yang diperakui itu diterima sebagai keterangan tanpa bukti lanjut.² Itulah sebabnya pejabat pusaka dan mahkamah menerimanya terus.

Kenapa Penting Untuk Memahami Prosedur Ini?

Ramai waris tersekat kerana tidak mengetahui prosedur, bukan kerana prosedur itu sukar.

Masalah yang sering timbul ada tiga. Sijil kematian disimpan oleh seorang waris lalu tidak dikongsi. Waris mendakwa sijil itu hilang sedangkan ia ada padanya. Dan tiada kerjasama antara waris, sehingga tuntutan tertangguh.

Ketiga-tiganya boleh diselesaikan tanpa perlu berbalah dan caranya dihuraikan di bawah.

Apabila waris menyimpan sijil kematian

Inilah jawapan praktikal kepada masalah utama artikel ini.

Langkah pertama, jangan merayu. Mohon sendiri. Sekiranya tuan puan berada dalam mana-mana sepuluh kategori tadi, pergi sahaja ke pejabat JPN yang berdekatan dengan kad pengenalan, isi Borang JPN.LM13, lalu bayar RM10 dan RM5.¹

Dokumen yang diperam itu tidak lagi menjadi halangan, kerana tuan puan memegang salinan rasmi sendiri.

Langkah kedua, sekiranya dokumen lain pula ditahan. Bukan sijil kematian sahaja yang kadangkala disimpan. Geran tanah dan dokumen hak milik pun begitu.

Di sinilah akta memberi kuasa yang tegas. Subseksyen 11A(1) Akta 98 memberi Pegawai Pembahagian Pusaka semua kuasa Mahkamah Majistret dalam bidang kuasa sivilnya, termasuk untuk memaksa pengemukaan serta penyerahan dokumen, khususnya dokumen hak milik keluaran.³

Subseksyen 11A(2) pula menjadikan orang yang dikehendaki mengemukakan dokumen itu terikat di sisi undang-undang dalam erti seksyen 174 dan 175 Kanun Keseksaan.³ Maknanya keengganan selepas dipanggil boleh menjadi kesalahan.

Perkara ini dihuraikan dengan lebih lanjut dalam artikel adakah urusan pusaka boleh diteruskan jika ada waris tidak berikan kerjasama.

Sijil kematian hilang dan cara mendapatkan salinannya

Sijil asal yang hilang tidak perlu dicari sampai jumpa. Yang direkodkan oleh JPN ialah daftar kematian dan sijil itu hanya salah satu dokumen yang dikeluarkan sebaik kematian itu didaftarkan.²

Jalannya sama dengan waris yang sijilnya diperam, iaitu memohon cabutan daftar kematian. Halaman JPN bagi Sabah dan Sarawak menerangkan perkhidmatan itu sebagai permohonan untuk mendapatkan salinan daftar kematian.^{4 5}

Sijil yang asal pun tidak diwajibkan. Senarai dokumen JPN meletakkan salinan sijil kematian si mati sebagai dokumen yang dikemukakan sekiranya ada.^{4 6} Jadi pemohon yang langsung tidak memegang apa-apa salinan tetap boleh memohon.

Borang dan bayarannya bergantung kepada tempat kematian itu didaftarkan.

Bagi kematian di Semenanjung, borangnya JPN.LM13 dengan bayaran RM10 bagi carian dan RM5 bagi cabutan, di mana-mana pejabat JPN di Semenanjung.¹

Bagi kematian di Sabah, borangnya Borang N2 dengan bayaran RM5 dan permohonan dibuat di JPN Negeri ataupun JPN Putrajaya sahaja.⁴

Bagi kematian di Sarawak, borangnya Borang XI dengan bayaran RM5, juga di JPN Negeri ataupun JPN Putrajaya sahaja.⁵

Ambil perhatian bahawa senarai pemohon di Sabah dan Sarawak lebih sempit daripada Semenanjung. Ia terhad kepada ibu bapa, suami atau isteri, anak kandung atau anak angkat yang sah, adik-beradik kandung, firma guaman, badan berkanun dan agensi kerajaan.^{4 5}

Semakan dan permohonan sijil kematian dalam talian

Ramai yang mencari cara menyemak sijil kematian secara dalam talian. Jawapan yang jujur ialah saluran dalam talian JPN bagi kematian masih terhad.

Halaman perkhidmatan dalam talian JPN menyenaraikan dua perkara sahaja bagi kematian.⁷

Pertama, Sistem Semakan Status Pembetulan Maklumat Kematian. Sistem ini untuk menyemak status permohonan membetulkan maklumat dalam sijil kematian, bukan untuk mencari rekod kematian seseorang.

Kedua, aplikasi ezJPN, iaitu aplikasi mudah alih rasmi JPN. Antara perkhidmatan yang disenaraikan di dalamnya ialah permohonan cabutan sijil kematian.⁷ Halaman itu tidak menyatakan fi bagi permohonan melalui aplikasi, jadi semak dalam aplikasi itu sendiri sebelum membayar.

Semakan rekod kematian seseorang tidak tersenarai sebagai perkhidmatan dalam talian. Ini selaras dengan seksyen 6 Akta 299 yang menetapkan bahawa daftar tidak terbuka kepada pemeriksaan orang awam.²

Bagi yang perlu mengesahkan sama ada sesuatu kematian pernah didaftarkan, JPN menyediakan Permohonan Carian Dalam Daftar Kematian di bawah seksyen 31. Carian ini dibuat di Ibu Pejabat JPN Putrajaya dan JPN Ibu Negeri sahaja, dengan fi RM10.⁶

Halaman yang sama turut membuka jalan kepada pemohon selain keluarga terdekat. Mereka mengemukakan surat rasmi untuk memohon carian dan, jika berkaitan, surat akuan berkanun, salasilah keluarga ataupun surat wakil kuasa daripada waris yang layak.⁶

Kematian lama yang belum didaftarkan

Ini masalah yang berlainan sama sekali dan ia kerap muncul dalam kes pusaka yang tertunggak puluhan tahun.

Kadangkala kematian itu memang tidak pernah didaftarkan. Dalam keadaan itu tiada apa yang boleh dicabut, kerana tiada catatan dalam daftar.

Seksyen 21 Akta 299 menetapkan bahawa selepas tiga hari dari tarikh kematian, kematian itu tidak boleh didaftarkan kecuali dengan kebenaran bertulis Ketua Pendaftar, mengikut cara serta syarat yang ditetapkan bagi pendaftaran lewat.²

JPN menyediakan perkhidmatan pendaftaran lewat kematian untuk keadaan ini. Permohonan dikemukakan oleh dua orang penganjur yang merupakan waris si mati ataupun orang yang mengetahui tentang kematian itu. Sekiranya tiada waris, penganjurnya ialah pegawai polis yang menjalankan siasatan.⁸

Dokumennya termasuk Borang Daftar Kematian JPN.LM02, Borang Akuan Sumpah JPN.LM28, dokumen pengenalan diri si mati, kad pengenalan pemaklum, dokumen Perakuan Kematian JPN.LM09 atau JPN.LM10 sekiranya kematian berlaku di hospital, serta Daftar Kematian ataupun Permit Kubur. Fi permohonannya RM50.00.⁸

Satu perkara perlu dinyatakan sebagaimana yang tertulis. Halaman JPN menyatakan perkhidmatan pendaftaran lewat itu bagi kematian yang berlaku sebelum 1 Disember 2011 sahaja.⁸ Bagi kematian selepas tarikh itu, tanya di kaunter JPN kerana laluannya berbeza.

Bagi orang yang hilang tanpa diketahui hidup matinya pula, jalannya bukan pendaftaran kematian sebaliknya perintah anggapan kematian dan itu dihuraikan dalam artikel pewarisan orang hilang atau mafqud.

Tanggungjawab Waris Memudahkan Bukan Menyulitkan

Setelah jalan keluar diketahui, tinggal satu perkara lagi yang tidak boleh diselesaikan oleh borang ataupun bayaran.

Sijil kematian bukan hak milik peribadi. Ia dokumen untuk menyelesaikan amanah harta si mati.

Sesiapa yang memegangnya sepatutnya menyediakan salinan untuk kegunaan pentadbiran pusaka, menyerahkannya kepada pihak yang layak dan tidak menyekat hak waris lain atas sebab peribadi.

Kesan Jika Sijil Kematian Tidak Dapat Diperoleh

Tiga kesan yang segera dirasai.

Urusan harta pusaka tertangguh, sehingga harta tidak dapat diagihkan dan waris tidak dapat menggunakannya.

Akaun bank si mati kekal beku dan itu membebankan keluarga yang bergantung kepadanya.

Ruang perebutan terbuka, kerana waris yang tidak sepakat lebih mudah bertelagah apabila urusan berlarutan.

Kesimpulan

Sijil kematian ialah amanah, bukan alat tawar-menawar. Jangan peram dokumen ini kerana kesannya menimpa balu serta anak-anak kecil si mati.

Tetapi sekiranya ia sudah pun diperam, jangan berhenti di situ. Pergi ke JPN, isi borangnya, bayar lima belas ringgit, lalu teruskan urusan.

Sekiranya ejaan nama pada sijil itu tidak sama dengan ejaan pada geran tanah, laluan pembetulannya diterangkan dalam Perbezaan Ejaan atau Nama pada Hak Milik berbanding Sijil Kematian.

Menguruskan pusaka menuntut ilmu, amal serta akhlak yang mulia. Ilmu supaya tahu jalan yang ada, amal supaya jalan itu diambil dan akhlak supaya urusan itu tidak merosakkan hubungan keluarga yang tinggal.

Allahu a’lam.