Prosedur Lengkap Mohon Geran Tanah Hilang atau Rosak

Pendahuluan

Geran tanah hilang. Kadangkala ia dipegang arwah bapa dan tiada siapa tahu di mana ia disimpan, kadangkala ia dimakan anai-anai dalam almari, kadangkala pula bank yang memegangnya melaporkan ia tidak dijumpai.

Perkara pertama yang perlu difahami ialah perkara yang paling menenangkan. Tanah tuan tidak hilang bersama gerannya.

Perkara kedua ialah proses menggantikannya memang ada, cuma namanya bukan geran baharu. Artikel ini menerangkan nama sebenarnya, siapa yang perlu dijumpai, apa yang undang-undang benar-benar tuntut serta apa pula yang sekadar amalan pejabat.

Kenapa geran yang hilang tidak menghilangkan tanah?

Setiap hakmilik tanah mempunyai dua dokumen, bukan satu.

Yang pertama ialah dokumen hakmilik daftar, iaitu dokumen yang disimpan di pejabat pendaftaran. Yang kedua ialah dokumen hakmilik keluaran, iaitu salinan yang diserahkan kepada tuan punya. Geran dalam almari rumah itu dokumen yang kedua.

Seksyen 89 Kanun Tanah Negara menyatakan setiap dokumen hakmilik daftar yang didaftarkan dengan sempurna ialah keterangan muktamad bahawa hakmilik terletak hak pada orang yang dinamakan sebagai tuan punya.¹

Maka yang muktamad ialah dokumen di pejabat, bukan salinan di rumah. Kehilangan salinan itu menyusahkan urusan, tetapi ia tidak memindahkan pemilikan kepada sesiapa dan ia tidak memberi hak kepada sesiapa untuk menuntut tanah itu.

Yang tidak boleh dibuat pula ialah urusan yang memerlukan dokumen keluaran itu dikemukakan, seperti pindah milik, gadaian dan pembahagian pusaka. Di situlah kesusahannya. Di situlah penggantian diperlukan.

Apa nama sebenar proses ini?

Kanun Tanah Negara tidak memakai istilah geran baharu. Ia memakai istilah hakmilik sambungan, iaitu title in continuation. Peruntukannya berada dalam seksyen 164 hingga 170.

Subseksyen 164(1) menerangkan maksudnya, iaitu penyediaan, pendaftaran dan pengeluaran dokumen hakmilik muktamad dalam sambungan kepada dokumen hakmilik muktamad yang sedia ada.² Perkataan sambungan itu yang menerangkan sifatnya. Ia bukan hakmilik baharu yang bermula semula, tetapi penerusan hakmilik yang sama.

Seksyen 166(1) menyenaraikan keadaan yang membolehkannya dikeluarkan. Yang berkaitan dengan artikel ini ialah perenggan (d), iaitu apabila permohonan dibuat atas alasan dokumen hakmilik keluaran itu telah hilang, musnah seluruhnya atau sebahagiannya, ataupun sedang ditahan secara tidak wajar atau salah.³

Perhatikan tiga keadaan itu diletakkan bersama dalam satu perenggan. Geran yang hangus terbakar, geran yang dimakan anai-anai dan geran yang dipegang seseorang yang enggan memulangkannya semuanya melalui pintu yang sama.

Kebanyakan kes berakhir dengan salinan pendua

Satu perkara perlu ditambah di sini, kerana ia yang sebenarnya berlaku dalam kebanyakan permohonan.

Seksyen 175 membenarkan Pendaftar atau Pentadbir Tanah, apabila dia berkuasa mengeluarkan hakmilik sambungan di bawah perenggan 166(1)(b), (c) atau (d), mengeluarkan salinan pendua dokumen keluaran sahaja dan bukan hakmilik sambungan yang penuh.⁴

Dua syarat perlu dipenuhi. Pertama, dokumen hakmilik daftar itu pada pendapatnya tidak perlu digantikan. Kedua, dokumen keluaran yang hilang itu memang dikeluarkan di bawah akta ini.⁴

Syarat pertama itu biasanya dipenuhi, kerana dokumen di pejabat memang tidak ke mana-mana. Maka yang diterima pemohon selalunya salinan pendua. Itulah yang orang panggil geran gantian. Syarat kedua pula yang kadangkala tidak dipenuhi, iaitu apabila hakmilik itu lama dan dikeluarkan di bawah undang-undang tanah terdahulu, lalu laluan penuh hakmilik sambungan diperlukan.

Perlu diambil perhatian bahawa jalan pintas ini tidak melangkau warta. Subseksyen 175(2) menetapkan seksyen 168 tetap terpakai, jadi notis dan warta berjalan sama sahaja.⁴ Subseksyen 175(3) pula menetapkan fi dikira dengan cara yang sama.⁴

Pekeliling rasmi Ketua Pengarah Tanah dan Galian Persekutuan menyusun ketiga-tiga laluan ini bersebelahan, iaitu seksyen 166 hingga 170 bagi hakmilik sambungan, seksyen 175 bagi salinan pendua hakmilik muktamad serta seksyen 187B bagi hakmilik sementara.⁵

Siapa boleh memohon dan kepada siapa?

Dua soalan ini yang paling kerap dijawab salah, termasuk dalam versi asal artikel ini.

Subseksyen 166(2) menjawab soalan pertama dengan luas. Permohonan boleh dibuat oleh tuan punya tanah itu, ataupun oleh mana-mana orang atau badan yang menuntut melalui tuan punya.³ Frasa terakhir itu yang membuka pintu kepada waris dan kepada pentadbir harta pusaka, kerana mereka memang menuntut melalui si mati.

Soalan kedua pula tidak boleh dijawab dengan ayat pergi ke Pejabat Tanah. Subseksyen 165(1) membahagi tugas ini kepada dua pejabat yang berlainan.²

Bagi geran dan pajakan negeri, iaitu hakmilik pejabat pendaftaran, tugasnya pada Pendaftar Hakmilik. Bagi geran mukim dan pajakan mukim, iaitu hakmilik pejabat tanah, tugasnya pada Pentadbir Tanah di pejabat tanah daerah.² Subseksyen 166(3) mengulang pembahagian yang sama apabila ia menyebut permohonan dibuat kepada Pendaftar, ataupun kepada Pentadbir Tanah dalam hal tanah yang dipegang di bawah hakmilik pejabat tanah.³

Jadi semak dahulu jenis hakmilik pada salinan carian, kerana membawa permohonan ke pejabat yang salah bermakna pulang dengan tangan kosong.

Satu lagi perkara dalam seksyen yang sama wajar diketahui lebih awal. Kalau tanah itu meliputi lebih daripada satu lot yang diukur, hakmilik baharu didaftar dan dikeluarkan bagi setiap lot, bukan satu dokumen untuk semuanya.²

Apa bukti yang undang-undang tuntut?

Di sinilah pembaca perlu membezakan dua perkara yang selalu dicampur aduk.

Subseksyen 166(3) menyatakan permohonan hendaklah dibuat secara bertulis dan disokong oleh apa-apa keterangan tentang kehilangan, kemusnahan atau penahanan yang didakwa itu sebagaimana yang dikehendaki Pendaftar atau Pentadbir Tanah.³

Bacalah sekali lagi. Akta tidak menetapkan senarai dokumen. Ia menyerahkan soal keterangan kepada pegawai yang menimbangkan permohonan itu.

Yang ada pula ialah senarai semak rasmi. Ia lebih pendek daripada yang disangka ramai.

Pekeliling Ketua Pengarah Tanah dan Galian Persekutuan Bilangan 3/2021 mengandungi senarai semak bagi pegawai yang menerima permohonan. Aktiviti pertama dalam senarai itu menyebut tiga dokumen sahaja, iaitu surat atau borang permohonan, salinan carian rasmi, serta surat akuan bersumpah.⁵

Perhatikan apa yang tiada dalam senarai itu. Tiada laporan polis dan tiada resit cukai tanah.

Malah pekeliling itu pergi lebih jauh daripada sekadar tidak menyenaraikannya. Perenggan 7 menyatakan Pendaftar atau Pentadbir Tanah disyorkan mempertimbangkan perkara yang dinyatakan dalam Pekeliling Am Ketua Setiausaha Negara Bilangan 3 Tahun 2011, yang antara lain memberikan pengecualian kepada keperluan laporan polis sebagai dokumen sokongan bagi permohonan penggantian hakmilik hilang atau rosak.⁵

Maka arahan buat laporan polis dahulu yang beredar dalam banyak panduan itu bukan kehendak akta. Ia juga bukan kehendak pekeliling persekutuan. Sebaliknya pekeliling itu mengesyorkan supaya syarat tersebut dikecualikan.

Tetapi di sinilah pembaca perlu berhati-hati, kerana beberapa negeri masih mewajibkannya. Senarai semak rasmi PTG Selangor, contohnya, menuntut salinan asal laporan polis yang disahkan balai dan nombor hakmilik yang hilang mesti dinyatakan dengan lengkap di dalam laporan itu. Senarai yang sama turut meminta salinan resit cukai tanah dan cukai taksiran yang terkini.⁶

Pekeliling persekutuan itu mengesyorkan, manakala yang menetapkan ialah negeri. Jadi jangan pergi ke pejabat tanah dengan anggapan laporan polis tidak diperlukan. Tanya dahulu. Kalau pejabat tuan memintanya, itu memang dalam kuasanya dan pekeliling ini cuma memberi tuan asas untuk bertanya secara sopan sama ada pengecualian itu dipakai di situ.

Bahagian yang benar-benar mencabar ialah surat akuan bersumpah, terutama apabila tanah dimiliki beberapa orang dan sebahagian mereka sudah meninggal dunia ataupun tidak dapat dikesan.

Warta, notis dan papan tanda di atas tanah

Selepas permohonan diterima, undang-undang menghendaki satu langkah yang kelihatan lambat tetapi memang ada sebabnya.

Seksyen 168 menghendaki Pendaftar atau Pentadbir Tanah menyiarkan notis niatnya dalam Warta menggunakan Borang 10D, lalu menyampaikan salinan notis itu kepada setiap orang atau badan yang mempunyai kepentingan berdaftar pada tanah tersebut, serta menyiarkannya mengikut seksyen 433.⁷

Seksyen 433 pula menerangkan maksud penyiaran itu dengan terperinci. Salinan notis dilekatkan pada kedudukan yang mudah dilihat di atas tanah itu sendiri, serta di mahkamah, masjid, pejabat atau balai penghulu, dewan orang ramai ataupun tempat awam lain yang difikirkan sesuai dalam kawasan tanah tersebut. Penyiaran dalam akhbar pula dibuat apabila Pihak Berkuasa Negeri menganggapnya wajar.⁷

Sebabnya mudah. Kalau geran itu sebenarnya berada di tangan seseorang yang mempunyai kepentingan pada tanah itu, notis di atas tanah dan notis yang disampaikan kepadanya memberi peluang membantah sebelum hakmilik gantian dikeluarkan.

Apabila geran dipegang bank ataupun pihak lain

Keadaan ini berlainan daripada geran yang hilang. Akta memberinya dua peruntukan yang menyebelahi tuan punya.

Yang pertama ialah pintu masuknya. Perenggan 166(1)(c) meliputi keadaan Pendaftar atau Pentadbir Tanah sudah memanggil tuan punya serta mana-mana pemegang gadaian, pemegang lien ataupun orang lain yang dipercayainya memegang dokumen itu supaya mengemukakannya melalui notis di bawah seksyen 15, lalu notis itu tidak dipatuhi.³ Ertinya penahanan dokumen oleh pihak lain sendiri menjadi sebab yang sah bagi mengeluarkan hakmilik sambungan.

Yang kedua ialah soal siapa membayar. Subseksyen 169(3) menyatakan apabila hakmilik sambungan dikeluarkan kerana kegagalan pemegang gadaian atau pemegang lien mengemukakan dokumen itu, ataupun kerana penahanan yang tidak wajar atau salah oleh orang lain, maka tuan punya berhak menuntut balik apa-apa fi yang dibayarnya daripada pihak tersebut. Dalam hal pemegang gadaian atau pemegang lien, dia boleh berbuat demikian dengan memotong jumlah itu daripada bayaran yang akan datang di bawah gadaian atau lien itu.⁸

Satu perkara lagi perlu dijangka supaya tiada kekecewaan di hujung proses. Proviso kepada subseksyen 165(3) bermakna apabila tanah itu tertakluk kepada gadaian atau lien, dokumen keluaran yang baharu itu tidak diserahkan kepada tuan punya tanah.² Ia kembali kepada pemegang gadaian, sebagaimana dokumen yang lama dahulu.

Hakmilik sementara mempunyai laluannya sendiri

Tanah yang dipegang di bawah hakmilik sementara, iaitu HSM dan HSD, tidak semestinya melalui laluan hakmilik sambungan.

Seksyen 187B memberi laluan yang berasingan. Apabila Pendaftar atau Pentadbir Tanah berpendapat dokumen hakmilik daftar itu tidak perlu digantikan, dia boleh mengeluarkan salinan pendua dokumen hakmilik keluaran sahaja.⁹

Keadaan yang membolehkannya sama bentuknya dengan seksyen 166, iaitu notis di bawah seksyen 15 yang tidak dipatuhi, ataupun permohonan atas alasan dokumen itu hilang, musnah ataupun ditahan secara tidak wajar.⁹

Yang berbeza ialah butirannya. Wartanya menggunakan Borang 11C dan bukan Borang 10D, fi dikenakan ke atas tuan punya dan boleh ditambah kepada sewa yang akan datang jika tidak dibayar lebih awal, serta hak menuntut balik daripada pemegang gadaian yang gagal mengemukakan dokumen itu turut diberikan.⁹

Inilah sebab bayaran bagi hakmilik sementara berlainan daripada bayaran bagi hakmilik kekal, iaitu kerana prosesnya sendiri berlainan.

Kalau tuan punya berdaftar sudah meninggal dunia

Inilah kes yang paling kerap sampai kepada laman ini, iaitu geran hilang dan orang yang namanya tertera pada geran itu pula sudah tiada.

Asasnya sudah dinyatakan di atas. Subseksyen 166(2) membenarkan permohonan oleh mana-mana orang yang menuntut melalui tuan punya. Waris memang menuntut melalui si mati.³ Jadi kematian tuan punya bukan halangan kepada permohonan itu.

Dokumen tambahan tetap diminta. Senarai semak PTG Selangor, contohnya, meminta salinan sijil kematian ataupun salinan wasiat, berserta surat akuan sumpah waris yang disetemkan RM10, apabila pemilik sudah meninggal dunia.⁶ Bila surat akuan waris diperlukan dan siapa yang mengesahkannya dihuraikan dalam artikel surat akuan sumpah waris.

Kalau geran itu sebenarnya tidak pernah dikeluarkan atas nama arwah, contohnya tanah yang dibeli tetapi belum bergeran ataupun tanah Kerajaan yang diusahakan tanpa hak milik, laluan ini tidak terpakai. Keadaan itu dihuraikan dalam tanah pusaka tiada geran, apa perlu dibuat.

Ada pula satu perkara yang jarang diketahui waris. Dalam perbicaraan pusaka kecil, Pegawai Pembahagian Pusaka mempunyai semua kuasa Mahkamah Majistret dalam bidang kuasa sivilnya untuk memaksa pengemukaan serta penyerahan dokumen. Seksyen itu menyebut dokumen hakmilik keluaran secara khusus.¹⁰ Maka apabila geran itu dipegang seorang waris yang enggan menyerahkannya, laluan itu terbuka juga.

Tinggal satu soalan yang undang-undang tidak jawab, iaitu turutannya. Mana dahulu, mohon geran gantian ataupun failkan Borang A?

Kedua-duanya sah di sisi undang-undang dan turutannya amalan pejabat yang berbeza antara negeri. Maka tanya Unit Pembahagian Pusaka dan pejabat tanah yang berkenaan sebelum memfailkan, supaya keluarga tahu dokumen mana yang diminta pada setiap peringkat.

Keadaan geran yang hilang bersama kematian tuan punyanya inilah yang menjadikan tanah beku bertahun-tahun lamanya, sebagaimana ditunjukkan dalam 900 ribu hak milik tanah kepunyaan orang mati.

Kos dan tempoh yang perlu dijangka

Bahagian ini perlu dibaca dengan satu peringatan di hadapan. Fi tanah ditetapkan oleh kaedah tanah negeri masing-masing, jadi angka di bawah ini ialah kadar yang disiarkan negeri masing-masing semasa disemak pada September 2026. Ia boleh berubah dan tidak boleh dipakai di semua tempat.

Empat negeri menyiarkan kadarnya sendiri dan jurangnya besar.

Negeri	Kadar yang disiarkan
Selangor	RM430 hakmilik sementara, RM440 hakmilik kekal, tambah RM10 setem bagi setiap surat akuan sumpah6
Pulau Pinang	RM40011
Kedah	RM200 sehakmilik bagi hakmilik hilang, RM100 bagi hakmilik rosak, tambah RM5 hingga RM50 bagi pelan12
Johor	Halaman bayarannya menyenaraikan hakmilik sambungan RM120, tetapi tiada kadar khusus bagi hakmilik hilang13

Jadi jangan ambil satu angka daripada mana-mana panduan lalu menganggapnya terpakai di tempat tuan. Antara Kedah dengan Selangor sahaja bezanya lebih dua kali ganda.

Satu kekeliruan yang mudah berlaku wajar disebut di sini. Kadar hakmilik sambungan dalam senarai bayaran seperti di Johor itu bukan kadar bagi penggantian hakmilik hilang. Istilah yang sama dipakai bagi hakmilik sambungan yang dikeluarkan apabila ruang catatan pada hakmilik sedia ada sudah penuh dan kadar itu bagi urusan tersebut. Angka yang lebih rendah dalam beberapa panduan datang daripada urusan itu, bukan daripada urusan geran hilang.

Di luar bayaran pejabat tanah, ada kos carian rasmi¹² dan kos setem surat akuan sumpah.⁶ Kalau peguam dilantik, fi guaman berasingan daripada kesemuanya.

Tempohnya pula ada dua jenis angka rasmi, iaitu cadangan persekutuan dan tempoh yang disiarkan negeri. Lampiran A pekeliling persekutuan menetapkan cadangan tempoh masa bagi setiap langkah, iaitu dua hari merekod permohonan dan membuka fail, tujuh hari membuat carian butir hakmilik dalam buku daftar di bilik kebal serta sistem pejabat, empat belas hari mengadakan satu siasatan ke atas permohonan, empat belas hari menyediakan notis Borang 10D atau 11C untuk proses pewartaan ke Percetakan Nasional Malaysia Berhad, tujuh hari mengeluarkan dokumen sambungan atau pendua mengikut maklumat dalam dokumen daftar, serta tujuh hari menyerahkan notis kepada pemohon untuk mengambil hakmiliknya. Jumlah keseluruhan yang dinyatakan ialah lima puluh satu hari.⁵

Perlu dinyatakan dengan jujur bahawa lima puluh satu hari itu cadangan tempoh masa dalam pekeliling, bukan jaminan. Tempoh yang disiarkan negeri sendiri jauh lebih panjang. PTG Selangor menyebut tiga bulan bagi hakmilik sementara, enam bulan bagi hakmilik kekal, dua minggu bagi hakmilik rosak dan sembilan bulan bagi hakmilik hancur.⁶ PTG Pulau Pinang pula menyebut satu hingga tiga bulan.¹¹ Permohonan yang dokumennya tidak lengkap ataupun yang melibatkan beberapa tuan punya yang sukar dikesan akan mengambil masa lebih lama. Yang berguna daripada angka itu ialah ia memberi pemohon satu ukuran untuk bertanya khabar, bukan menunggu tanpa jangkaan.

Satu perkara tentang bayaran itu memang ditetapkan akta. Perenggan 169(1)(a) meletakkan fi ke atas pemohon apabila hakmilik sambungan dikeluarkan atas permohonan di bawah perenggan 166(1)(d). Subseksyen 169(2) menghendaki fi itu dibayar sebelum hakmilik sambungan dikeluarkan.⁸ Jadi jangan jangkakan bayaran ditolak daripada hasil tanah kemudian hari.

Kesimpulan

Kehilangan geran menyusahkan urusan, tetapi ia tidak menghilangkan tanah. Dokumen yang muktamad ialah dokumen hakmilik daftar di pejabat pendaftaran.

Yang dipohon pula bukan geran baharu. Ia hakmilik sambungan di bawah seksyen 166, ataupun salinan pendua di bawah seksyen 175 apabila daftar hakmilik tidak perlu diganti. Permohonannya boleh dibuat oleh tuan punya ataupun sesiapa yang menuntut melaluinya, termasuk waris. Ia dihantar kepada Pendaftar Hakmilik bagi hakmilik pejabat pendaftaran ataupun kepada Pentadbir Tanah bagi hakmilik pejabat tanah.

Senarai semak rasmi dalam pekeliling persekutuan pula pendek sahaja, iaitu borang permohonan, salinan carian rasmi serta surat akuan bersumpah. Laporan polis bukan sebahagian daripadanya, malah pekeliling itu mengesyorkan supaya syarat laporan polis dikecualikan. Yang memang kehendak akta ialah warta dalam Borang 10D, notis kepada setiap pemegang kepentingan berdaftar, serta notis yang dilekatkan di atas tanah itu sendiri.

Cadangan tempoh masa dalam pekeliling persekutuan ialah lima puluh satu hari, tetapi tempoh yang disiarkan negeri lebih panjang, iaitu sehingga enam bulan bagi hakmilik kekal di Selangor.

Akhirnya, cara paling murah menguruskan geran hilang ialah tidak menghilangkannya. Al-Quran sendiri memerintahkan urusan harta dicatat.

يَـٰٓأَيُّهَا ٱلَّذِينَ ءَامَنُوٓا۟ إِذَا تَدَايَنتُم بِدَيْنٍ إِلَىٰٓ أَجَلٍ مُّسَمًّى فَٱكْتُبُوهُ

“Wahai orang-orang yang beriman! Apabila kamu menjalankan sesuatu urusan dengan hutang piutang yang diberi tempoh hingga ke suatu masa yang tertentu maka hendaklah kamu menulis (hutang dan masa bayarannya) itu.”

Perintah mencatat itu turun dalam urusan hutang. Sebabnya jelas, iaitu supaya tiada pertikaian kemudian hari.¹⁴ Sebab yang sama terpakai kepada dokumen hakmilik. Catat siapa yang memegangnya, catat bila ia berpindah tangan, serta simpan salinan carian yang terkini.